Au mois de mars 2020, un passage forcé vers le télétravail est lancé. Depuis, les pratiques se sont installées et se sont améliorées au fil des mois. Les RED SAMURAI ont accompagné plusieurs équipes dans les entreprises, collectivités et associations Réunionnaises à continuer à collaborer et à travailler en équipe dans ce contexte particulier. Voici un retour sur ce que nous avons appris.
Tout d’abord, nous avons constaté que tout le monde n’a pas adopté le télétravail au même rythme. Nous avons pu identifier notamment 4 niveaux de maturité à l’adoption du télétravail.
Niveau 1 : Gestion des urgences
Au lendemain du 1er confinement, beaucoup d’équipes étaient dans cette situation. Elles ont réussi à rendre possible l’accès à la boite email et au téléphone à distance mais ça s’arrêtait là. Encore quelques entreprises sont à ce niveau de maturité actuellement car soit l’activité ne permet pas la production en télétravail, soit la culture de l’entreprise n’est pas du tout compatible avec.
Niveau 2 : Bureau en ligne
Certaines équipes ont réussi très vite à numériser 100% de son bureau : courrier, partage de documents, facturations et comptabilité, relations clients, signatures, …
Le bureau est accessible à distance mais ça a amené un autre problème majeur : les réunions Zoom, Meet, Teams, … s’enchaînent et certaines sont clairement inefficaces et inappropriées. C’était ennuyeux et fatiguant.
Niveau 3 : Communication écrite
Parmi les entreprises qui ont réussi à rendre accessibles à distance les outils du bureau, certaines sont allées plus loin. Les outils en ligne sont basés essentiellement sur du texte, et il est devenu essentiel d’avoir une communication écrite efficace. Les collaborateurs ont dû monter en compétence sur le sujet, par exemple en partageant un document collaboratif lors des visios. A faire et à partager systématiquement des comptes rendus. Ça a permis de faciliter la compréhension et la capitalisation des sujets abordés en réunion.
Niveau 4 : Bye bye Zoom, Meet et compagnie
Les équipes les plus matures en télétravail que nous avons accompagnées, ont réussi à passer à la communication écrite en mode asynchrone. Ils arrivent à travailler ensemble sans avoir à travailler en même temps. Cela a débloqué des avantages majeurs comme la flexibilité des horaires. Nous avons constaté aussi une meilleure prise de décision car les gens ont eu plus de temps pour réfléchir face à une situation.
Ça a permis également de faire participer les collaborateurs introvertis, qui sont moins capables d’apporter leurs meilleures idées dans les réunions en présentiel ou en ligne.
Les entreprises qui sont arrivées à ce niveau de maturité étaient bien plus performantes en télétravail.
Voici quelques bonnes pratiques identifiées sur le terrain pour créer et maintenir cette performance collective en télétravail :
- Structurer les outils de collaboration. Et non, la visio n’est pas la réponse à tout.
- Maintenir la cohésion de l’équipe. C’est le plus grand défi.
- Garder le cap ensemble. Ici on parle de transparence.
- Solliciter des avis et mobiliser l’intelligence collective. À distance et à grande échelle, c’est aussi possible.
- Entrer dans une démarche d’amélioration continue des pratiques.
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