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Créer un espace de discussion ouvert, inspirant et inspiré avec le Forum Ouvert

Nous vous souhaitons une bonne année 2024 !

Qui dit nouvelle année, dit nouvelles résolutions ! Et pour tenir vos résolutions, vous avez besoin de mobiliser un maximum d’individus pour mener à bien vos projets de transformation.

Vous ne savez pas comment faire ?

Et si vous optiez pour une méthode collaborative ? De nombreuses méthodes existent, toutefois, nous allons en traiter d’une en particulier : le forum ouvert.

Le forum ouvert, kézako ?

Le forum ouvert est une méthode de facilitation qui permet de traiter des sujets complexes dans un cadre flexible et inclusif. Développée par Harrison Owen dans les années 1980, cette approche, centrée sur la participation active de tous les participants, encourage l’exploration libre des idées, la créativité et l’engagement des groupes, grands ou petits. Au sein d’un forum ouvert, chaque voix compte et chaque perspective est valorisée.

Ses différents usages

Le forum ouvert est un outil particulièrement adapté à de nombreux types de projets, notamment :

  • Des projets de concertation publique : il est idéal pour impliquer l’ensemble des citoyens dans des projets communautaires, des initiatives de développement urbain  ou encore d’aménagement du territoire par exemple
  • Des projets de planification stratégique : il est utile pour pouvoir engager les participants dans la formulation de stratégies visant le développement de leur structure sur le long terme
  • Le développement de projets innovants : il est efficace pour brainstormer et trouver des idées sur de nouveaux produits, services ou initiatives.

Les avantages et limites du forum ouvert

Le forum ouvert, en tant que méthode de facilitation de groupe, offre plusieurs avantages significatifs qui le rendent particulièrement efficace dans divers contextes, notamment lors d’un processus de concertation :

✅ Il permet d’améliorer l’engagement des participants : ils sont encouragés à participer activement aux échanges, ce qui renforce leur sentiment d’appartenance.Le fait d’avoir le choix des sujets permet aux participants de se sentir plus engagés et responsabilisés.

✅ Il stimule la créativité et l’innovation : la méthode encourage la rencontre et l’échange d’idées entre les individus, où ils sont capables d’explorer des solutions innovantes et moins conventionnelles grâce à l’absence de restrictions.

✅ Il améliore la communication et la collaboration : le forum ouvert facilite la transparence et l’honnêteté, des éléments essentiels afin de résoudre des problèmes d’une certaine complexité.

De plus, la divergence d’opinion et d’idée est valorisée, permettant le développement de relations de travail plus solides.

Pour compléter, il permet également aux participants de profiter d’une mise en réseau forte car ils vont échanger avec d’autres personnes avec qui ils n’ont pas d’interactions en temps normal.

✅ Il facilite la mise en place d’un plan d’action : les discussions donnent naissance à des résultats que l’on peut suivre et appliquer, afin d’aboutir à la mise en place d’un plan d’action clair et bien ficelé.

✅ Il est flexible et adaptable : c’est une méthode qui s’adapte en temps réel selon les besoins et intérêts des participants, tout en étant applicable à de nombreux contextes, que ce soit des petites structures, comme des grandes.

✅ Il encourage une prise de décision participative : les décisions prises dans le cadre du forum ouvert sont beaucoup plus solides et plus facilement acceptées par l’ensemble car elles sont issues d’une large participation.

Toutefois, le forum ouvert peut comporter certaines limites :

🛑 Il nécessite d’avoir des participants ouverts à la collaboration : le succès du forum ouvert dépend fortement de la volonté des participants à s’engager activement aux échanges. S’ils sont passifs ou réticents, cela peut compromettre l’efficacité de la méthode.

🛑 Il nécessite une préparation logistique conséquente : pour ce faire, il faut prévoir un espace suffisant pour accueillir l’ensemble des participants, préparer des espaces de discussion et de restitutions (à savoir la place du marché ou encore le grand journal) ainsi que des signalétiques pour guider les participants tout au long de l’événement.

🛑 Il nécessite une gestion du temps maîtrisée : les sessions peuvent très vite devenir désorganisées ou manquer de focus. Cela représente un défi avec de grands groupes, ou encore lorsque les sujets sont complexes.

🛑 Il nécessite d’avoir un facilitateur expérimenté : il doit avoir les compétences nécessaires afin de guider au mieux le processus, gérer la dynamique de groupe et aider à la synthèse des discussions. Dans le cas contraire, cela limite l’efficacité de la méthode.

🛑 Le risque de manque de concrétisation : si les idées et discussions ne sont pas documentées et suivies d’un plan d’action, les résultats restent théoriques et cela ne peut aboutir à des actions concrètes.

🛑 Il nécessite d’accepter l’incertain : ce n’est pas une méthode idéale pour ceux qui préfèrent des structures et résultats prévisibles car le forum ouvert fonctionne mieux dans un environnement où l’incertain et l’exploration ouverte sont valorisées.

🛑 Il n’est pas idéal pour la résolution de conflits : le forum ouvert aide à explorer différentes perspectives mais il n’est pas le meilleur outil pour résoudre des conflits profonds ou des désaccords intenses car il ne se concentre pas sur la médiation.

Comment se déroule un forum ouvert ?

1/ Préparation

Elle commence par la définition d’un thème central, un sujet suffisamment large pour englober divers sous-thèmes et stimuler l’intérêt de tous les participants.

2/ Lancement et choix des sujets de discussions

Au lancement, les participants sont invités à proposer et à choisir les sujets de discussions qui seront abordés. Ils créent et gèrent eux-mêmes l’ordre du jour, proposant des sujets qui les intéressent réellement et qui font sens pour eux. Ils vont donc définir ensemble un agenda, ce qu’on peut aussi appeler la place du marché.

Exemple de place de marché lors d’un Rond Kozé avec le Département de La Réunion

3/ Début des échanges

Dès que les sujets sont choisis, des sessions de discussion sont formées. Une session de discussion est menée par le participant qui a proposé le sujet évoqué et lance un espace de dialogue ouvert, où les idées peuvent être explorées sans contraintes. Ces discussions se font en petits groupes, auto-organisées et flexibles. Les participants sont libres de choisir quelle session rejoindre.

Exemple d’espaces de discussion lors du forum ouvert avec la ville de Saint-Philippe

4/ Prise de note

Pendant les sessions, une personne est désignée pour saisir tout ce qui ressort des échanges entre les participants. Chaque point est noté pour que l’ensemble des participants puissent avoir une trace.

5/ Synthèse

A la suite de cela, une synthèse est réalisée, où les résultats et idées de chaque session sont collectés et partagés pour que le collectif puisse comprendre au mieux ce qui a été dit à l’instant T. Ces synthèses sont restituées en plénière, puis elles sont mises en évidence, sous forme de compte-rendus, au sein d’un espace que l’on nomme le Grand Journal.

Exemple d’un Grand Journal utilisé pour un forum ouvert avec le Département de La Réunion

Les facilitateurs jouent un rôle crucial en guidant les discussions, en assurant que l’espace reste sécurisant et respectueux, et en aidant à synthétiser les résultats des discussions pour une utilisation pratique.

Les règles à suivre lors d’un forum ouvert

Il existe 5 principes essentiels pour le bon déroulement d’un forum ouvert :

  • Quand ça commence, ça commence ! : il n’y a pas d’heure précise pour le début d’une session de discussion. La session commence lorsque les participants sont prêts à commencer, sans se conformer à un repère particulier.
  • Les personnes qui sont présentes sont les bonnes personnes : les personnes présentes lors de la discussion sont celles qui peuvent contribuer de manière significative aux échanges. Chaque contribution est valorisée.
  • Ce qui arrive est la seule chose qui puisse arriver : cette idée encourage les participants à rester ouverts aux résultats inattendus et à accepter le flux naturel des discussions et des idées. Cela permet d’éviter les déceptions ou les frustrations liées à des attentes spécifiques.
  • Quand c’est fini, c’est fini ! : une session se termine naturellement lorsque le sujet a été suffisamment exploré, et non pas forcément lorsque le temps alloué est écoulé. Si une discussion est terminée en avance, les participants sont encouragés à se déplacer vers d’autres groupes ou sessions.
  • La loi des 2 pieds : cela encourage les participants à prendre la responsabilité de leur propre expérience. Si à tout moment les participants ne sont, ni en train d’apprendre, ni de contribuer, ils sont invités à utiliser leurs « deux pieds » pour se déplacer vers un autre groupe ou une autre activité où ils se sentent plus engagés et utiles.

De plus, les participants ont la possibilité d’adopter deux comportements lors du forum ouvert :

  • Le comportement d’une abeille, où les participants contribuent aux échanges et font circuler les idées de sessions en sessions, telles des abeilles qui vont butiner.
  • Le comportement d’un papillon, où les participants vont prendre une pause et réfléchir aux différentes sessions auxquelles ils ont participé.

Pour aller plus loin

Chez Red Samurai, nous avons déjà animé de nombreux forums ouverts sur le territoire, notamment avec :

  • Le Département de La Réunion pour la création d’une nouvelle direction, celle des proximités renforcées avec l’ensemble des agents de la structure
    • Question centrale : Comment réussir ensemble la création de la nouvelle direction des proximités renforcées ?
    • Objectifs du forum : engager le maximum de personnes dans le projet, explorer les sujets de préoccupation et les craintes des agents et explorer des solutions possibles
    • Résultats : participation de 200 agents sur 2 journées de forum ouvert, 23 groupes de discussions qui ont identifié 6 sujets de préoccupation

Voici un retour d’expérience de quelques participants à ce forum en vidéo :

  • Un Rond Kozé avec le Département mais, cette fois-ci, centré sur le sujet de la jeunesse réunionnaise lors d’un événement nommé “Révèl out talent ek le Département” :
    • Question centrale : comment améliorer les dispositifs d’accompagnement des jeunes à La Réunion ?
    • Objectifs du forum : recueillir la parole des jeunes et leurs besoins, les orienter vers les bons partenaires et animer des espaces de discussion pour faire parler les jeunes
    • Résultats : participation de plus de 120 personnes sur une 1 demie-journée de forum sur 15 espaces de discussion,  où les thématiques ont été choisies par les jeunes et où l’intergénérationnel était fortement présent dans le cadre des échanges

  • La ville de Saint-Philippe, avec les habitants et acteurs des actions sociales, afin de définir les priorités pour améliorer l’accompagnement social dans le cadre de la convention territoriale globale qui définit les orientations des actions sociales de la ville :
    • Objectifs du forum : réaliser un diagnostic du territoire dans le cadre de la Convention Territoriale Globale, s’interroger sur les services aux familles sur le territoire et programmer un plan d’action qui répond aux besoins du territoire
    • Résultats : participation de plus de 100 personnes sur 2 journées de forum autour de 7 ateliers thématiques qui ont permis d’identifier 7 enjeux prioritaires comme l’amélioration des dispositifs d’accompagnement des jeunes ou encore le soutien au développement du monde associatif

  • Un forum scientifique pour la Réserve Naturelle Marine de La Réunion avec les acteurs scientifiques du territoire afin de trouver des méthodes pour coordonner l’ensemble des projets pour la préservation de la biodiversité :
    • Question centrale : comment mieux coordonner les différents projets de suivi, d’étude et de recherche afin de mieux préserver la biodiversité de notre écosystème récifal ?
    • Objectifs du forum : cartographier les études, les acteurs, les données et les méthodes de suivi, comprendre les documents stratégiques, identifier les manques des acteurs sur le sujet et explorer des solutions possibles
    • Résultats : participation de plus de 20 personnes lors d’une journée de forum qui ont formé 6 groupes de discussion, et ont identifié 3 sujets de préoccupation prioritaires

Le forum ouvert est plus qu’une simple méthode de facilitation, c’est une philosophie de collaboration et d’engagement. Il reflète une compréhension profonde que les meilleures idées naissent lorsque les individus se sentent écoutés, valorisés et impliqués.

Vous souhaitez utiliser le forum ouvert afin de mener à bien vos projets de concertation ?

Prenez contact avec nous afin que nous puissions vous accompagner dans cette démarche.

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