Pour mener à bien des projets de concertation, il est important de savoir gérer de nombreux groupes afin qu’ils puissent échanger entre eux sur le ou les sujets concernés.
Toutefois, gérer de grands groupes peut s’avérer être une tâche complexe, notamment lorsque l’on est peu, voire seul.
Pour répondre à cela, le World Café peut être une réponse efficace, permettant d’optimiser la prise de décision collaborative.
Le World Café, kézako ?
Le World Café est une technique de facilitation de groupe qui permet d’explorer une variété de questions et de générer un dialogue constructif. Cette pratique de dialogue repose sur la conviction que les meilleures idées émergent de conversations authentiques. En organisant des participants en petits groupes autour de tables, chacun apporte sa perspective à la discussion, permettant ainsi de tisser un riche tapis de connaissances et d’expériences partagées.
Le World Café recréé l’atmosphère détendue d’un café, propice à l’échange ouvert et à la créativité.
De ce fait, il est possible d’échanger sur plusieurs thèmes avec un nombre important de participants (généralement entre 20 et 100 personnes), sans forcément recourir à plusieurs animateurs car les participants eux-mêmes co-animent les sessions.
Ses différents usages
Le World Café est un outil polyvalent et flexible, adapté à de nombreux contextes, notamment :
- Le partage d’informations : il est adapté pour créer de l’interconnaissance et du partage d’informations entre les acteurs, qui ne se voient pas souvent, autour d’un sujet.
- Des projets de concertation publique : il est très efficace pour impliquer les citoyens dans des discussions sur des sujets d’intérêt public comme l’aménagement du territoire, le développement durable, les politiques sociales ou éducatives.
- Le lancement d’une planification stratégique : les structures peuvent l’utiliser pour générer un dialogue ouvert autour de nouvelles initiatives stratégiques, de l’innovation, ou lors de changements organisationnels importants.
- Le développement communautaire : il est utile pour rassembler diverses parties prenantes afin de discuter de nombreux enjeux.
Les avantages et limites du World Café
En tant que méthode de facilitation de groupe, le World Café présente de nombreux avantages qui peuvent s’inscrire dans de nombreux types de projet, notamment une démarche de concertation :
- Il encourage la participation : en créant un environnement détendu et accueillant, le World Café incite les participants à partager ouvertement leurs idées.
- Il met en lumière la diversité des perspectives : le format permet d’intégrer une grande variété de points de vue, ce qui peut conduire à des insights plus riches et des solutions plus créatives.
- Il renforce le sentiment communautaire : le fait de participer à des échanges constructifs amènent les membres de la communauté ou de l’organisation à développer un sens plus profond en terme d’appartenance et de collaboration.
- Il peut s’adapter à tous les sujets : peu importe la tailles des groupes ou le nombre de sujets, le World Café peut facilement être ajusté pour convenir à tout type de discussion.
- Il stimule l’engagement des participants : en contribuant activement aux échanges, les participants se sentent plus engagés envers les décisions ou actions qui découlent du processus.
- Il permet de créer de la connaissance : il favorise la co-création de connaissances entre les participants et favorise l’émergence d’idées innovantes qui n’auraient pas pris forme dans des cadres plus formels.
Cependant, cet outil n’est pas à l’abri de certaines limites :
- Les participants doivent s’auto-réguler : le fait que les échanges dans chaque groupe ne soient pas guidés par un facilitateur, nécessite aux participants de s’auto-réguler. Un risque de dispersion dans les échanges peut également en être un résultat. Cela peut entraîner une difficulté sur la synthèse des idées et discussions, rendant difficile l’obtention de résultats exploitables.
- Il nécessite d’avoir un facilitateur compétent : la réussite d’un World Café dépend principalement de la capacité du facilitateur à guider la discussion et maintenir l’engagement. Il doit être capable de bien poser le cadre car il sera généralement seul dans ce rôle.
- Il ne faut pas s’attendre à quelque chose de concret : le World Café permet d’identifier les sujets forts mais ne permet pas de faire ressortir un plan d’action concret après les échanges. Il faut prévoir un autre temps plus opérationnel, potentiellement en petit comité, pour explorer davantage les sujets qui ressortent le plus.
Comment animer une session en World Café ?
Voici le déroulé typique d’une session de World Café :
1. Préparation à la session
Avant de démarrer l’activité, il faut bien clarifier le ou les objectifs visés et ce que l’on souhaite accomplir. Ensuite, il faut bien préparer le contenu afin de guider au mieux les discussions. Il faut préparer des espaces de discussions avec un espace significatif, avec des tables pouvant accueillir 5 à 10 personnes chacune au maximum.
2. Accueil et introduction
Le facilitateur va accueillir l’ensemble des participants et leur expliquer les objectifs visés et en quoi consiste le processus du World Café. Dans cette optique, il va communiquer sur les principes à suivre dans le cadre des échanges, notamment l’écoute active ou encore le respect des opinions de chacun.
3. Lancement des discussions
Les participants vont se diviser en différents groupes et vont au sein de l’espace dédié. L’espace est organisé en tables dont le nombre dépend du nombre de thèmes à discuter ou du nombre de participants (idéalement 5-10 participants par table). Les participants échangent leurs idées à propos d’un thème (ou une question) proposé. Un participant est choisi pour chaque table. Il restera à sa table pendant toute l’animation et s’engage à jouer le rôle de rapporteur. Les rapporteurs gardent une trace écrite des idées discutées.
Au bout d’un temps défini (pouvant aller de 15 à 30 minutes), tous les participants sont invités à changer de table sauf le rapporteur, qui reste pour accueillir les nouveaux arrivants. Il restitue les discussions qui ont eu lieu autour de sa table. Les nouvelles personnes complètent et développent les idées du groupe précédent, tout en enrichissant la réflexion. Les participants changent de table jusqu’à l’épuisement du temps dédié à l’exercice (généralement 2 à 3 changements de tables).
4. Synthèse
Après les rondes de discussion, l’ensemble des participants se réunissent en plénière et les rapporteurs de chaque table vont faire la restitution des points clés abordés lors des discussions sur chaque table.
Pour aller plus loin
Le World Café, bien plus qu’une méthode de facilitation, il s’agit d’un catalyseur de dialogue profond et de collaboration. Cette méthode favorise un espace d’échange où la sagesse collective peut émerger, permettant aux organisations et aux communautés d’atteindre un niveau de compréhension et d’engagement autrement inaccessible.
Vous souhaitez intégrer cet outil dans vos projets de concertation afin de les mener à bien ?
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