Pour réussir à faire des projets ensemble, il est important de penser à l’avenir. 

Cela veut dire qu’on doit être créatif et trouver de nouvelles idées pour intéresser tout le monde.

Mais changer les choses en profondeur peut être difficile, surtout si on continue à faire les choses comme avant et qu’on a du mal à voir plus loin.

C’est pour ça qu’il faut trouver de nouvelles façons de travailler qui rendent tout le monde motivé et qui donnent de bons résultats.

Vous avez déjà imaginé à quoi ressemblerait votre projet dans 5 ou 10 ans ?

La « Cover Story » est un outil qui peut vous aider à le découvrir.

La Cover Story, kézako ?

La Cover Story, c’est une manière ludique et créative de travailler en groupe.

Imaginez que les participants de votre projet se projettent dans le futur et qu’ils créent la première page d’un magazine qui n’existe pas, pour fêter le succès de ce projet ou d’une idée en cours de développement. Ils font comme si ce futur était déjà arrivé. 

Il y a aussi une autre façon de faire où, au lieu de créer la une d’un magazine, les participants s’imaginent faire une interview à la télé, comme s’ils étaient déjà des stars car le projet est un succès. Cette manière de faire permet aux participants de rêver grand, d’imaginer toutes les choses qui pourraient arriver et à réfléchir à ce qui a permis cette réussite. 

Ce n’est pas juste pour se fixer des objectifs ambitieux, mais aussi pour donner à tout le monde l’envie de s’investir sur le long terme.

Ses différents usages 

La Cover Story est un outil puissant, adapté à de nombreux contextes, notamment : 

• Des projets de concertation publique : Il est très efficace pour impliquer les citoyens  dans la planification des projets urbains, le développement de politiques publiques ou encore la mise en œuvre de stratégies de développement durable. Il est idéal pour recueillir un ensemble d’idées innovantes afin de construire une vision commune pour l’avenir d’une ville, voire au-delà.
• Le lancement d’une planification stratégique :  il aide les structures à visualiser leurs succès futur, ce qui permet de définir les objectifs à atteindre et d’identifier les étapes importantes à suivre. Cela peut aider à la motivation intrinsèque de l’équipe. 
• Le lancement d’une innovation ou le développement d’un nouveau produit : il est utile pour imaginer l’impact futur de l’innovation ou du produit sur le marché grâce à la créativité des membres de l’équipe 
• Un changement organisationnel : il est efficace pour aider les équipes à se projeter dans un avenir où les changements au sein de leur organisation ont été réussis et quels ont pu être les conséquences de ces changements. 

Les avantages et limites de la Cover Story

La Cover Story présente de nombreux avantages qui peuvent s’inscrire dans de nombreux types de projet, notamment une démarche de concertation : 

Il permet de donner une vision partagée : cet outil facilite la création d’une vision commune du futur souhaité par les collaborateurs, en les alignant sur des objectifs et aspirations partagés pour que le(s) projet(s) soi(en)t un succès. 

Il stimule la créativité : en invitant les participants à imaginer la couverture d’un magazine fictif dans le futur ou encore le déroulé d’une interview télévisée, cela encourage la pensée créative et notamment le fait de penser hors de la boîte, ce qui génère des idées innovantes et originales. 

Il encourage la motivation et l’engagement : cette méthode de facilitation rend les sessions de travail plus interactives et engageantes, où les participants sont les principaux acteurs de l’activité. Comme ils contribuent activement au projet de cette manière, cela augmente leur motivation et leur engagement.

Il facilite la communication entre les participants : cet outil aide à briser les barrières entre l’ensemble des participants en créant un cadre ludique et non conventionnel propice à l’émergence et l’expression des idées de chacun au sein du collectif. 

Il permet d’identifier les étapes clés et les défis d’un projet : grâce à la visualisation du projet dans le futur, les participants peuvent mieux cerner et comprendre les étapes nécessaires pour y parvenir ou encore anticiper les obstacles afin de les surmonter. 

Cependant, cet outil n’est pas à l’abri de certaines limites : 

Il nécessite d’avoir un facilitateur compétent : la réussite du Cover Story dépend principalement de la capacité du facilitateur à guider la discussion et maintenir l’engagement. Il doit être capable de bien poser le cadre. sans une facilitation attentive, il est possible que certaines idées ou préoccupations de participants soient sous-représentées, ce qui peut conduire à une vision biaisée du futur souhaité.

Il y a un risque de non faisabilité : le fait d’imaginer un futur idéalisé peut parfois mener à des visions beaucoup trop irréalistes par rapport au contexte initial, ce qui peut freiner la mise en oeuvre des éléments exposés. 

Il faut faire attention au décalage entre l’ambiance formelle du groupe et la posture nécessaire pour l’activité  : sur un groupe très formel, il peut être très difficile de mettre en place cette activité car elle amène à une ouverture d’esprit qui n’est pas forcément acceptée par tous les participants d’un collectif, notamment sur le jeu de rôle par exemple. 

Comment animer une session de Cover Story?

Voici le déroulé typique d’une session de Cover Story :

1. Préparation à la session

Avant de démarrer l’activité, il faut bien clarifier le ou les objectifs visés et ce que l’on souhaite accomplir. Ensuite, il faut s’assurer que l’on a bien un groupe diversifié afin d’assurer une multitudes de perspectives. Il faut préparer des espaces pouvant accueillir l’ensemble des participants, généralement entre 5 à 10 personnes par groupe.

Enfin, il faut préparer et rassembler tout le matériel nécessaire pour la réalisation de cette activité, à savoir des magazines, des ciseaux, des feutres ou marqueurs, de la colle, des feuilles de papier pour faire la couverture ou encore des post-it. 

2. Accueil et introduction

Le facilitateur va accueillir l’ensemble des participants et leur expliquer les objectifs visés et en quoi consiste la Cover Story. Dans cette optique, il va poser un cadre favorisant une ambiance ouverte et créative. De plus, il va donner les directives concernant le temps alloué pour l’activité. 

3. Lancement des échanges et de la création

Les participants vont se diviser en différents petits groupes et vont au sein de l’espace dédié afin de favoriser la collaboration. L’espace est organisé de sorte à ce qu’il y ait suffisamment de place pour chaque participant au sein du groupe (idéalement 5-10 participants par espace). 

Chaque groupe va réfléchir et brainstormer sur ce que pourrait être le futur succès du projet, à lancer, ou en cours. Ils vont réfléchir sur ce que pourrait être les gros titres, les images ou encore les histoires qui feraient la une du magazine.

A la suite de la session de réflexion, les participants vont commencer à créer la couverture souhaitée grâce au matériel mis à disposition en amont, afin d’illustrer au mieux le succès futur de leur projet. Dans le cas d’une interview, l’idée serait de mettre en avant les principaux moments forts ou points clés des réussites du projet, sans forcément leur donner forme visuellement mais plutôt par écrit. 

4. Restitution

Après la séance de créativité, chaque groupe est invité à présenter sa couverture aux autres en expliquant leur choix concernant les gros titres, les images et les histoires qu’ils ont développé et qu’ils envisagent pour l’avenir du projet concerné.

Dans le cadre d’une interview, le facilitateur peut jouer le rôle de présentateur télévisé et interviewer les différents groupes sur la réussite des projets lancés.

A la suite de cela, il est intéressant d’ouvrir un espace discussion où chacun des participants a la possibilité de réfléchir sur les similitudes et différences des visions proposées par chaque groupe et ce que cela implique pour le projet. 

5. Synthèse et suivi

Après avoir résumé les idées clés, les thèmes communs et les visions pour l’avenir du projet, les participants sont invités à transformer ces visions en plans d’action concrets où ils vont pouvoir identifier et formaliser les étapes nécessaires pour réaliser la vision souhaitée.

Enfin, il est important de pouvoir attribuer des rôles et des délais à chacun pour que les plans d’action puissent être mis en œuvre. 

Pour aller plus loin

La Cover Story est un moyen efficace pour dynamiser l’esprit d’équipe et élaborer une vision partagée. Sa réussite repose sur l’habileté à marier imagination et pragmatisme, à favoriser la contribution de chacun de manière juste et à transformer les idées émises en plans d’action réalisables.

Vous souhaitez intégrer cet outil dans vos projets de concertation afin de les mener à bien ?

Prenez contact avec nous afin que nous puissions vous accompagner dans cette initiative !

Cet article Outil de concertation – Imaginez le futur idéal de vos projets grâce au Cover Story est apparu en premier sur Red Samurai.

Pour mener à bien des projets de concertation, il est important de savoir gérer de nombreux groupes afin qu’ils puissent échanger entre eux sur le ou les sujets concernés. 

Toutefois, gérer de grands groupes peut s’avérer être une tâche complexe, notamment lorsque l’on est peu, voire seul. 

Pour répondre à cela, le World Café peut être une réponse efficace, permettant d’optimiser la prise de décision collaborative. 

Le World Café, kézako ?

Le World Café est une technique de facilitation de groupe qui permet d’explorer une variété de questions et de générer un dialogue constructif. Cette pratique de dialogue repose sur la conviction que les meilleures idées émergent de conversations authentiques. En organisant des participants en petits groupes autour de tables, chacun apporte sa perspective à la discussion, permettant ainsi de tisser un riche tapis de connaissances et d’expériences partagées.

Le World Café recréé l’atmosphère détendue d’un café, propice à l’échange ouvert et à la créativité. 

De ce fait, il est possible d’échanger sur plusieurs thèmes avec un nombre important de participants (généralement entre 20 et 100 personnes), sans forcément recourir à plusieurs animateurs car les participants eux-mêmes co-animent les sessions. 

Ses différents usages 

Le World Café est un outil polyvalent et flexible, adapté à de nombreux contextes, notamment : 

• Le partage d’informations : il est adapté pour créer de l’interconnaissance et du partage d’informations entre les acteurs, qui ne se voient pas souvent, autour d’un sujet. 
• Des projets de concertation publique : il est très efficace pour impliquer les citoyens dans des discussions sur des sujets d’intérêt public comme l’aménagement du territoire, le développement durable, les politiques sociales ou éducatives.
• Le lancement d’une planification stratégique :  les structures peuvent l’utiliser pour générer un dialogue ouvert autour de nouvelles initiatives stratégiques, de l’innovation, ou lors de changements organisationnels importants.
• Le développement communautaire : il est utile pour rassembler diverses parties prenantes afin de discuter de nombreux enjeux. 

Les avantages et limites du World Café

En tant que méthode de facilitation de groupe, le World Café présente de nombreux avantages qui peuvent s’inscrire dans de nombreux types de projet, notamment une démarche de concertation : 

• Il encourage la participation : en créant un environnement détendu et accueillant, le World Café incite les participants à partager ouvertement leurs idées.
• Il met en lumière la diversité des perspectives : le format permet d’intégrer une grande variété de points de vue, ce qui peut conduire à des insights plus riches et des solutions plus créatives.
• Il renforce le sentiment communautaire : le fait de participer à des échanges constructifs amènent les membres de la communauté ou de l’organisation à développer un sens plus profond en terme d’appartenance et de collaboration. 
• Il peut s’adapter à tous les sujets : peu importe la tailles des groupes ou le nombre de sujets, le World Café peut facilement être ajusté pour convenir à tout type de discussion. 
• Il stimule l’engagement des participants : en contribuant activement aux échanges, les participants se sentent plus engagés envers les décisions ou actions qui découlent du processus.
• Il permet de créer de la connaissance : il favorise la co-création de connaissances entre les participants et favorise l’émergence d’idées innovantes qui n’auraient pas pris forme dans des cadres plus formels.

Cependant, cet outil n’est pas à l’abri de certaines limites : 

• Les participants doivent s’auto-réguler : le fait que les échanges dans chaque groupe ne soient pas guidés par un facilitateur, nécessite aux participants de s’auto-réguler. Un risque de dispersion dans les échanges peut également en être un résultat. Cela peut entraîner une difficulté sur la synthèse des idées et discussions, rendant difficile l’obtention de résultats exploitables. 
• Il nécessite d’avoir un facilitateur compétent : la réussite d’un World Café dépend principalement de la capacité du facilitateur à guider la discussion et maintenir l’engagement. Il doit être capable de bien poser le cadre car il sera généralement seul dans ce rôle. 
• Il ne faut pas s’attendre à quelque chose de concret : le World Café permet d’identifier les sujets forts mais ne permet pas de faire ressortir un plan d’action concret après les échanges. Il faut prévoir un autre temps plus opérationnel, potentiellement en petit comité, pour explorer davantage les sujets qui ressortent le plus. 

Comment animer une session en World Café ?

Voici le déroulé typique d’une session de World Café :

1. Préparation à la session

Avant de démarrer l’activité, il faut bien clarifier le ou les objectifs visés et ce que l’on souhaite accomplir. Ensuite, il faut bien préparer le contenu afin de guider au mieux les discussions. Il faut préparer des espaces de discussions avec un espace significatif, avec des tables pouvant accueillir 5 à 10 personnes chacune au maximum. 

2. Accueil et introduction

Le facilitateur va accueillir l’ensemble des participants et leur expliquer les objectifs visés et en quoi consiste le processus du World Café. Dans cette optique, il va communiquer sur les principes à suivre dans le cadre des échanges, notamment l’écoute active ou encore le respect des opinions de chacun. 

3. Lancement des discussions

Les participants vont se diviser en différents groupes et vont au sein de l’espace dédié. L’espace est organisé en tables dont le nombre dépend du nombre de thèmes à discuter ou du nombre de participants (idéalement 5-10 participants par table). Les participants échangent leurs idées à propos d’un thème (ou une question) proposé. Un participant est choisi pour chaque table. Il restera à sa table pendant toute l’animation et s’engage à jouer le rôle de rapporteur. Les rapporteurs gardent une trace écrite des idées discutées.

Au bout d’un temps défini (pouvant aller de 15 à 30 minutes), tous les participants sont invités à changer de table sauf le rapporteur, qui reste pour accueillir les nouveaux arrivants. Il restitue les discussions qui ont eu lieu autour de sa table. Les nouvelles personnes complètent et développent les idées du groupe précédent, tout en enrichissant la réflexion. Les participants changent de table jusqu’à l’épuisement du temps dédié à l’exercice (généralement 2 à 3 changements de tables). 

4. Synthèse 

Après les rondes de discussion, l’ensemble des participants se réunissent en plénière et les rapporteurs de chaque table vont faire la restitution des points clés abordés lors des discussions sur chaque table. 

Pour aller plus loin

Le World Café, bien plus qu’une méthode de facilitation, il s’agit d’un catalyseur de dialogue profond et de collaboration. Cette méthode favorise un espace d’échange où la sagesse collective peut émerger, permettant aux organisations et aux communautés d’atteindre un niveau de compréhension et d’engagement autrement inaccessible.

Vous souhaitez intégrer cet outil dans vos projets de concertation afin de les mener à bien ?

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Cet article Outil de concertation – Guider une discussion informelle avec un grand groupe grâce au World Café est apparu en premier sur Red Samurai.

Pour mener à bien des projets, la prise et la formalisation des décisions sont cruciales, notamment à la fin d’un processus de concertation.

Toutefois, atteindre un consensus dans un groupe peut être un défi complexe. 

C’est à ce moment que l’échelle de consensus entre en jeu, un outil essentiel qui facilite la prise de décision collaborative et éclairée.

L’échelle de consensus, kézako ?

L’échelle de consensus est un outil permettant de mesurer le degré d’accord ou de désaccord au sein d’un groupe. Concrètement, cela permet de savoir si une proposition, une idée ou une action est acceptée, ou non, par le groupe.

Cet outil est particulièrement adapté pour évaluer plus finement les propositions issues d’un travail de groupe, dans les situations où elles semblent recueillir l’appui de la majorité, mais pourraient néanmoins rencontrer l’opposition d’une minorité, auquel cas on parlera de divergence. 

Ses différents usages 

L’échelle de consensus est un outil adapté à de nombreux contextes, notamment : 

• Des projets de concertation publique : il est idéal pour pouvoir mesurer le niveau d’accord des usagers sur des questions d’aménagement du territoire, de politique locale ou encore de projets communautaires 
• Des projets de planification stratégique : il est utile pour évaluer le soutien à des nouvelles initiatives stratégiques par les collaborateurs ou encore des changements organisationnels 
• La gestion des conflits : il est efficace pour identifier et traiter les points de désaccord entre les principaux concernés 

Les avantages et limites de l’échelle de consensus

L’échelle de consensus présente de nombreux avantages qui peuvent s’inscrire dans de nombreux types de projet, notamment une démarche de concertation : 

Elle clarifie les opinions : l’échelle permet d’offrir une visualisation simple et claire des positions de chacun des participants, ce qui aide à mieux comprendre les perspectives divergentes. 

Elle prévient les conflits : grâce à la reconnaissance des minorités lors des échanges, l’outil aide à la prévention des conflits potentiels et à renforcer la cohésion du groupe. 

Elle promeut un dialogue constructif : le fait d’identifier les zones de désaccord entre les participants permet d’encourager et d’enrichir la discussion. 

Elle favorise et accélère la prise de décision équilibrée : les décisions prises à l’issu de cet outil sont plus équilibrées et inclusives, respectant la majorité, tout en tenant compte des préoccupations des minorités. 

Toutefois, cet outil n’est pas exempt de limites : 

Il est très complexe à utiliser dans de grands groupes : ça peut être très difficile de pouvoir interpréter et gérer la position des différents participants d’un grand groupe 

Comment animer une session avec l’échelle de consensus ?

Le facilitateur guide la discussion et travaille sur les raisons des divergences afin d’amener vers un consensus global du groupe. 

1/ Présentation des propositions

Pour démarrer l’activité, il faut que l’ensemble des participants soient bien au fait des propositions, actions ou idées proposées. 

2/ Présentation du tableau et phase de vote

Le facilitateur met à disposition un grand panneau, où celui-ci va afficher les propositions qui sont apparues comme consensuelles. Chaque participant va donc évaluer chaque proposition et ensuite voter en fonction de son degré d’accord avec celle-ci. Chacune d’elles sont votées sur cinq niveaux différents, allant de gauche à droite : 

• Je suis prêt à porter : cela signifie que le participant s’engage à porter l’action et à contribuer à sa mise en oeuvre
• J’appuie : le participant soutient l’idée ou la proposition mais il ne souhaite pas s’engager pour la mettre en oeuvre 
• Je peux vivre avec : le participant est indifférent à la proposition, il n’attache pas d’importance particulière à la mise en œuvre, ou non, de la proposition. 
• J’ai besoin de plus d’informations : le participant a besoin de plus de discussions ou d’informations afin de mieux cerner la proposition et donc de pouvoir se positionner à la suite des échanges. 
• Véto : le participant est totalement opposé à la proposition ou à l’idée. 

3/ Discussion de groupe

Après la phase de vote, une discussion est menée avec les participants pour comprendre les raisons des différents niveaux d’accord. Lorsqu’un ou plusieurs participants se positionnent à l’extrême droite de l’échelle (proche du véto), il est crucial de comprendre les raisons de son désaccord. Le facilitateur engage alors un dialogue pour identifier les ajustements possibles qui pourraient conduire à un accord de principe plus large, c’est-à-dire quels sont les éléments qui pourraient amener les participants à se repositionner sur l’échelle.

4/ Recherche de solutions 

Après la phase d’échanges, les participants sont invités à travailler sur les propositions qui ne font pas consensus en les modifiant pour que ce soit potentiellement le cas. 

5/ Clôture de l’activité 

L’activité s’arrête après qu’il n’y ait plus, ou presque, de participants qui restent dans la partie extrême droite de l’échelle, à savoir le véto. 

Pour aller plus loin

L’échelle de consensus n’est pas seulement un outil de mesure d’opinion, c’est un facilitateur de dialogue et de compréhension mutuelle. A la fin d’un processus de concertation, elle facilite la prise et la formalisation de décisions éclairées, de manière démocratique et inclusive, un moment crucial pour une organisation souhaitant optimiser sa prise de décision collective.

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Nous vous souhaitons une bonne année 2024 !

Qui dit nouvelle année, dit nouvelles résolutions ! Et pour tenir vos résolutions, vous avez besoin de mobiliser un maximum d’individus pour mener à bien vos projets de transformation.

Vous ne savez pas comment faire ?

Et si vous optiez pour une méthode collaborative ? De nombreuses méthodes existent, toutefois, nous allons en traiter d’une en particulier : le forum ouvert.

Le forum ouvert, kézako ?

Le forum ouvert est une méthode de facilitation qui permet de traiter des sujets complexes dans un cadre flexible et inclusif. Développée par Harrison Owen dans les années 1980, cette approche, centrée sur la participation active de tous les participants, encourage l’exploration libre des idées, la créativité et l’engagement des groupes, grands ou petits. Au sein d’un forum ouvert, chaque voix compte et chaque perspective est valorisée.

Ses différents usages

Le forum ouvert est un outil particulièrement adapté à de nombreux types de projets, notamment :

• Des projets de concertation publique : il est idéal pour impliquer l’ensemble des citoyens dans des projets communautaires, des initiatives de développement urbain  ou encore d’aménagement du territoire par exemple
• Des projets de planification stratégique : il est utile pour pouvoir engager les participants dans la formulation de stratégies visant le développement de leur structure sur le long terme
• Le développement de projets innovants : il est efficace pour brainstormer et trouver des idées sur de nouveaux produits, services ou initiatives.

Les avantages et limites du forum ouvert

Le forum ouvert, en tant que méthode de facilitation de groupe, offre plusieurs avantages significatifs qui le rendent particulièrement efficace dans divers contextes, notamment lors d’un processus de concertation :

Il permet d’améliorer l’engagement des participants : ils sont encouragés à participer activement aux échanges, ce qui renforce leur sentiment d’appartenance.Le fait d’avoir le choix des sujets permet aux participants de se sentir plus engagés et responsabilisés.

Il stimule la créativité et l’innovation : la méthode encourage la rencontre et l’échange d’idées entre les individus, où ils sont capables d’explorer des solutions innovantes et moins conventionnelles grâce à l’absence de restrictions.

Il améliore la communication et la collaboration : le forum ouvert facilite la transparence et l’honnêteté, des éléments essentiels afin de résoudre des problèmes d’une certaine complexité.

De plus, la divergence d’opinion et d’idée est valorisée, permettant le développement de relations de travail plus solides.

Pour compléter, il permet également aux participants de profiter d’une mise en réseau forte car ils vont échanger avec d’autres personnes avec qui ils n’ont pas d’interactions en temps normal.

Il facilite la mise en place d’un plan d’action : les discussions donnent naissance à des résultats que l’on peut suivre et appliquer, afin d’aboutir à la mise en place d’un plan d’action clair et bien ficelé.

Il est flexible et adaptable : c’est une méthode qui s’adapte en temps réel selon les besoins et intérêts des participants, tout en étant applicable à de nombreux contextes, que ce soit des petites structures, comme des grandes.

Il encourage une prise de décision participative : les décisions prises dans le cadre du forum ouvert sont beaucoup plus solides et plus facilement acceptées par l’ensemble car elles sont issues d’une large participation.

Toutefois, le forum ouvert peut comporter certaines limites :

Il nécessite d’avoir des participants ouverts à la collaboration : le succès du forum ouvert dépend fortement de la volonté des participants à s’engager activement aux échanges. S’ils sont passifs ou réticents, cela peut compromettre l’efficacité de la méthode.

Il nécessite une préparation logistique conséquente : pour ce faire, il faut prévoir un espace suffisant pour accueillir l’ensemble des participants, préparer des espaces de discussion et de restitutions (à savoir la place du marché ou encore le grand journal) ainsi que des signalétiques pour guider les participants tout au long de l’événement.

Il nécessite une gestion du temps maîtrisée : les sessions peuvent très vite devenir désorganisées ou manquer de focus. Cela représente un défi avec de grands groupes, ou encore lorsque les sujets sont complexes.

Il nécessite d’avoir un facilitateur expérimenté : il doit avoir les compétences nécessaires afin de guider au mieux le processus, gérer la dynamique de groupe et aider à la synthèse des discussions. Dans le cas contraire, cela limite l’efficacité de la méthode.

Le risque de manque de concrétisation : si les idées et discussions ne sont pas documentées et suivies d’un plan d’action, les résultats restent théoriques et cela ne peut aboutir à des actions concrètes.

Il nécessite d’accepter l’incertain : ce n’est pas une méthode idéale pour ceux qui préfèrent des structures et résultats prévisibles car le forum ouvert fonctionne mieux dans un environnement où l’incertain et l’exploration ouverte sont valorisées.

Il n’est pas idéal pour la résolution de conflits : le forum ouvert aide à explorer différentes perspectives mais il n’est pas le meilleur outil pour résoudre des conflits profonds ou des désaccords intenses car il ne se concentre pas sur la médiation.

Comment se déroule un forum ouvert ?

1/ Préparation

Elle commence par la définition d’un thème central, un sujet suffisamment large pour englober divers sous-thèmes et stimuler l’intérêt de tous les participants.

2/ Lancement et choix des sujets de discussions

Au lancement, les participants sont invités à proposer et à choisir les sujets de discussions qui seront abordés. Ils créent et gèrent eux-mêmes l’ordre du jour, proposant des sujets qui les intéressent réellement et qui font sens pour eux. Ils vont donc définir ensemble un agenda, ce qu’on peut aussi appeler la place du marché.

3/ Début des échanges

Dès que les sujets sont choisis, des sessions de discussion sont formées. Une session de discussion est menée par le participant qui a proposé le sujet évoqué et lance un espace de dialogue ouvert, où les idées peuvent être explorées sans contraintes. Ces discussions se font en petits groupes, auto-organisées et flexibles. Les participants sont libres de choisir quelle session rejoindre.

4/ Prise de note

Pendant les sessions, une personne est désignée pour saisir tout ce qui ressort des échanges entre les participants. Chaque point est noté pour que l’ensemble des participants puissent avoir une trace.

5/ Synthèse

A la suite de cela, une synthèse est réalisée, où les résultats et idées de chaque session sont collectés et partagés pour que le collectif puisse comprendre au mieux ce qui a été dit à l’instant T. Ces synthèses sont restituées en plénière, puis elles sont mises en évidence, sous forme de compte-rendus, au sein d’un espace que l’on nomme le Grand Journal.

Les facilitateurs jouent un rôle crucial en guidant les discussions, en assurant que l’espace reste sécurisant et respectueux, et en aidant à synthétiser les résultats des discussions pour une utilisation pratique.

Les règles à suivre lors d’un forum ouvert

Il existe 5 principes essentiels pour le bon déroulement d’un forum ouvert :

• Quand ça commence, ça commence ! : il n’y a pas d’heure précise pour le début d’une session de discussion. La session commence lorsque les participants sont prêts à commencer, sans se conformer à un repère particulier.
• Les personnes qui sont présentes sont les bonnes personnes : les personnes présentes lors de la discussion sont celles qui peuvent contribuer de manière significative aux échanges. Chaque contribution est valorisée.
• Ce qui arrive est la seule chose qui puisse arriver : cette idée encourage les participants à rester ouverts aux résultats inattendus et à accepter le flux naturel des discussions et des idées. Cela permet d’éviter les déceptions ou les frustrations liées à des attentes spécifiques.
• Quand c’est fini, c’est fini ! : une session se termine naturellement lorsque le sujet a été suffisamment exploré, et non pas forcément lorsque le temps alloué est écoulé. Si une discussion est terminée en avance, les participants sont encouragés à se déplacer vers d’autres groupes ou sessions.
• La loi des 2 pieds : cela encourage les participants à prendre la responsabilité de leur propre expérience. Si à tout moment les participants ne sont, ni en train d’apprendre, ni de contribuer, ils sont invités à utiliser leurs « deux pieds » pour se déplacer vers un autre groupe ou une autre activité où ils se sentent plus engagés et utiles.

De plus, les participants ont la possibilité d’adopter deux comportements lors du forum ouvert :

• Le comportement d’une abeille, où les participants contribuent aux échanges et font circuler les idées de sessions en sessions, telles des abeilles qui vont butiner.

• Le comportement d’un papillon, où les participants vont prendre une pause et réfléchir aux différentes sessions auxquelles ils ont participé.

Pour aller plus loin

Chez Red Samurai, nous avons déjà animé de nombreux forums ouverts sur le territoire, notamment avec :

• Le Département de La Réunion pour la création d’une nouvelle direction, celle des proximités renforcées avec l’ensemble des agents de la structure
  • Question centrale : Comment réussir ensemble la création de la nouvelle direction des proximités renforcées ?
  • Objectifs du forum : engager le maximum de personnes dans le projet, explorer les sujets de préoccupation et les craintes des agents et explorer des solutions possibles
  • Résultats : participation de 200 agents sur 2 journées de forum ouvert, 23 groupes de discussions qui ont identifié 6 sujets de préoccupation

Voici un retour d’expérience de quelques participants à ce forum en vidéo :

• Un Rond Kozé avec le Département mais, cette fois-ci, centré sur le sujet de la jeunesse réunionnaise lors d’un événement nommé “Révèl out talent ek le Département” :
  • Question centrale : comment améliorer les dispositifs d’accompagnement des jeunes à La Réunion ?
  • Objectifs du forum : recueillir la parole des jeunes et leurs besoins, les orienter vers les bons partenaires et animer des espaces de discussion pour faire parler les jeunes
  • Résultats : participation de plus de 120 personnes sur une 1 demie-journée de forum sur 15 espaces de discussion,  où les thématiques ont été choisies par les jeunes et où l’intergénérationnel était fortement présent dans le cadre des échanges

• La ville de Saint-Philippe, avec les habitants et acteurs des actions sociales, afin de définir les priorités pour améliorer l’accompagnement social dans le cadre de la convention territoriale globale qui définit les orientations des actions sociales de la ville :
  • Objectifs du forum : réaliser un diagnostic du territoire dans le cadre de la Convention Territoriale Globale, s’interroger sur les services aux familles sur le territoire et programmer un plan d’action qui répond aux besoins du territoire
  • Résultats : participation de plus de 100 personnes sur 2 journées de forum autour de 7 ateliers thématiques qui ont permis d’identifier 7 enjeux prioritaires comme l’amélioration des dispositifs d’accompagnement des jeunes ou encore le soutien au développement du monde associatif

• Un forum scientifique pour la Réserve Naturelle Marine de La Réunion avec les acteurs scientifiques du territoire afin de trouver des méthodes pour coordonner l’ensemble des projets pour la préservation de la biodiversité :
  • Question centrale : comment mieux coordonner les différents projets de suivi, d’étude et de recherche afin de mieux préserver la biodiversité de notre écosystème récifal ?
  • Objectifs du forum : cartographier les études, les acteurs, les données et les méthodes de suivi, comprendre les documents stratégiques, identifier les manques des acteurs sur le sujet et explorer des solutions possibles
  • Résultats : participation de plus de 20 personnes lors d’une journée de forum qui ont formé 6 groupes de discussion, et ont identifié 3 sujets de préoccupation prioritaires

Le forum ouvert est plus qu’une simple méthode de facilitation, c’est une philosophie de collaboration et d’engagement. Il reflète une compréhension profonde que les meilleures idées naissent lorsque les individus se sentent écoutés, valorisés et impliqués.

Vous souhaitez utiliser le forum ouvert afin de mener à bien vos projets de concertation ?

Prenez contact avec nous afin que nous puissions vous accompagner dans cette démarche.

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Le projet “École du bonheur” associé à la démocratie participative c’est : 

• la consultation de centaines d’enfants
• la facilitation d’ateliers 
• la concertation en ligne autour de 6 axes stratégiques pendant 6 mois (juin – décembre 2022)

Une commune bien engagée dans la participation citoyenne

Saint Denis est une ville qui place l’implication de ses citoyens au centre de ses programmes municipaux. Elle utilise la consultation publique comme outil d’échange et de prise de décision sur de nombreux projets comme la réhabilitation du Chaudron (RUCH), ou encore les comités d’action citoyenne. 

Actuellement, 51 projets, proposés par les dionysiens, sont en cours de réalisation grâce au budget participatif depuis son lancement en 2021. Les deux éditions ont réuni près de 4000 votants avec l’appui de la concertation en ligne. 

Une démarche d’intelligence collective à deux objectifs

En 2022, l’hôtel de ville a fait appel au savoir-faire de Red Samurai pour mobiliser grandement les parties prenantes de l’éducation en prenant en compte deux objectifs : 

• la co-construction du projet éducatif, porteur de valeurs communes pour des actions cohérentes et complémentaires.
  
• l’intégration de toute la communauté éducative (enseignants, personnel communal, parents d’élèves,éducation populaire, …) dans un changement de paradigme, de vision en matière de politique éducative en incluant davantage les problématiques sociétales, sociales, sanitaires et environnementales.

L’accompagnement de Red Samurai s’est porté sur la création de la plateforme de concertation en ligne (120 contributeurs), la facilitation de 12 ateliers thématiques avec les acteurs (200 participants) et enfin sur la consultation de 400 enfants de 25 classes différentes.

Nous sommes fiers, chez Red Samurai, d’avoir pu accompagner le travail de l’ensemble des équipes dans cette démarche collaborative et surtout d’avoir pu consulter les enfants, principaux intéressés, sur leurs attentes et avis.

Un projet aux enjeux citoyens importants

Face à la complexité de monter un plan cohérent et valable pour tous, au vu des nombreux acteurs du secteur, l’objectif premier – proclamé – est de donner la parole autant aux enfants qu’aux différents intervenants du corps éducatif, de façon à transmettre un point de situation global des ambitions et préoccupations de chacun.

Cet objectif comprenait certains défis:

• La communication de et avec la population cible : comment adapter notre approche vis à vis des enfants de primaire pour limiter les incompréhensions.
• Une population cible difficile à mobiliser avec les leviers traditionnels que nous mobilisons habituellement à Red Samurai.
• La difficulté de mobiliser l’ensemble de la communauté éducative et de faire en sorte que tous les protagonistes soient au même niveau d’information pour répondre efficacement au projet.
• Les réponses souvent brèves-courtes-sommaires-succinctes des enfants.

Malgré ces challenges, quelques 700 acteurs se sont exprimés au moyen de la conception de la plateforme Red Vox* https://ecoledubonheur.redvox.re/?locale=fr (la plateforme en ligne de Red Samurai) en permettant de mobiliser un nombre plus important d’individus et par le biais des différents groupes de travail. Ces ateliers de réflexion étaient nécessaires pour impliquer efficacement les enfants et pour comprendre les opinions de l’étendue des adultes.

Changement des habitudes organisationnelles

Lors de l’animation d’un atelier pour le COTECH (Comité Technique), Red Samurai a démontré son expertise en transformation organisationnelle. Le point marquant de la facilitation a, sans nul doute, été de bousculer les habitudes des participants, par l’horizontalité des échanges, dans un milieu très hiérarchisé et vertical.

Grâce à cette approche novatrice, une atmosphère collaborative a émergé, permettant à tous les acteurs d’échanger sur un pied d’égalité. Cette manière différente d’échanger a créé un environnement propice à la co-construction et a ouvert de nouvelles perspectives pour le projet « École du Bonheur ».

Merci à tous d’avoir joué le jeu !

Ce qu’il faut retenir de cette consultation

L’intelligence collective, dans le projet « École du Bonheur », a été un véritable moteur à la mobilisation de la communauté éducative autour de valeurs communes et d’objectifs partagés. Grâce à cette approche collaborative, les acteurs impliqués ont pu participer activement à la co-construction du projet éducatif et ont conduit à des actions concrètes et adaptées aux besoins spécifiques des enfants dionysiens. 

Quelques chiffres:

• 37 objectifs dont 10 prioritaires

Mettre les besoins des enfants au cœur des préoccupations, développer les compétences psychosociales, apprendre aux enfants à gérer les conflits ou encore la formation et la pratique de la communication bienveillante font partie de ces objectifs prioritaires. Le bien-être des enfants et la montée en compétences sociales des adultes sont au centre des résultats. 

• 14 fiches action

Les actions phares démontrent, de manière concrète, les manœuvres à réaliser. En voici quelques unes:

• Le verdissement des écoles a un double effet positif : l’éducation et l’environnement. 
• L’implication des enfants et des parents dans les projets d’amélioration du confort des écoles, de la cantine ou encore de la classe permet une continuité dans la démarche de prise de décision collaborative.
• Des ateliers Top-Chef qui œuvrent en faveur de la sensibilisation des enfants à la nutrition.
• Établir des audits réguliers sur le bon fonctionnement des installations questionnent les bénéficiaires et acteurs de celles-ci (en incluant bien sûr les enfants) de manière collective et octroient un système efficace de suivi. 

• 1 projet construit grâce à la collaboration des intervenants

En conclusion, la première réalisation de cette consultation, propulsée grâce à la démocratie participative, est bien évidemment la co-construction d’un nouveau projet éducatif avec son lot d’interventions, d’initiatives et d’accomplissements. 

Chers membres de la communauté éducative, nous sommes ravis, chez Red Samurai, d’avoir pu étoffer notre expertise à vos côtés, d’avoir co-créer une plateforme de partage d’idées en ligne via Red Vox et d’avoir pu mettre à votre disposition nos outils en facilitation et en accompagnement stratégique. De la part de toute l’équipe : Merci.

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La réflexion et la décision collectives, au centre des préoccupations méthodologiques de la CAF

Organisme privé chargé d’une mission de service public, la CAF véhicule, par le biais de ses prérogatives, une fibre très sociale. Ses quatre grands domaines d’intervention en sont donc le prolongement : la petite enfance, la jeunesse, la solidarité et l’insertion et, enfin, le logement et le cadre de vie. A La Réunion, elle est représentée par plus de 700 employés qui agissent en faveur de près de 286 900 allocataires.

La CAF, outre son ADN solidaire, tend vers l’usage de l’intelligence collective par une ambition sans cesse grandissante d’inciter ses parties prenantes dans ses diverses entreprises. La consultation SPPE n’est pas un coup d’essai en matière de co-construction puisqu’en octobre 2022, la CAF a réuni près de 25 participants lors d’ateliers concernant le futur tiers lieu de « Cap Sud ». L’organisme et ses partenaires de proximité de Saint Pierre ont participé à la réflexion collective sur la charte idéale dudit tiers lieu. Indépendamment de l’aspect concertation publique, elle est impliquée dans plusieurs projets actuels faisant appel à l’intelligence collective comme les Conventions Territoriales Globales en association avec 8 mairies de l’île.

La participation citoyenne comme solution à l’atteinte des objectifs

En ce début d’année 2023, la Caisse d’Allocations Familiales a sollicité le savoir-faire de Red Samurai dans le but de d’interroger la population réunionnaise en vue, parmi plusieurs objectifs, d’identifier les difficultés rencontrées par les familles mais aussi de compiler les projets innovants. Dans ce projet, Red Samurai c’est quoi ?

• La consultation en ligne, grâce à l’outil RedVox, avec collecte de propositions, d’opinions et passage d’un sondage.
  
• La collecte et l’analyse de l’enquête.
  
• La formation d’agents à la facilitation des ateliers décentralisés en structure.
  
• Le conseil et accompagnement en intelligence collective.
  
• L’animation et la facilitation de la journée « forum de la petite enfance » 

Une consultation aux grands enjeux

La prise de décisions profite à l’ensemble quand le terrain rencontre la stratégie. Pour comprendre les problématiques opérationnelles, la CAF a donc initié la rencontre des acteurs principaux de la petite enfance : les familles avec enfants de moins de 3 ans, les professionnels des structures et de l’accueil individuel et collectif, la Région, le Département, l’Éducation Nationale et les élus.

Quels défis et quelles solutions ?

• Rencontrer des groupes d’acteurs hétérogènes dans un laps de temps réduit (1 mois) induit une contrainte de temps évidente. C’est en ce point que les deux modes de consultation, précédemment cités, jouent un rôle clé. 
  
• La consultation en ligne permet l’agrandissement de « la place de dialogue » et facilite le partage d’idées, de propositions à grande échelle. La création de plusieurs ateliers de proximité, autorise elle, la réunion des acteurs locaux sans engendrer de fortes charges de déplacement.
  
• Les moyens de mobilisation traditionnels peuvent, dans ces dispositions, faire preuve d’un manque d’efficacité. C’est pourquoi une campagne SMS a été lancée. Plus de 40 000 textos ont été distribués pour pallier ce problème.

Nous tenons à féliciter les équipes de la CAF, qui ont montré une implication immédiate dans le projet. Les énergies étaient, de fait, immédiatement mobilisables ce qui est un atout pour surmonter tout type de défi.

Le témoignage d’une mère en faveur de la participation citoyenne

L’utilité de la participation citoyenne dans le déclenchement d’actions peut se résumer au témoignage poignant d’une mère de famille, qui, pendant le forum de la petite enfance, a ému l’ensemble des participants. Vivant à Trois-Mares et n’ayant aucune place en structure près de son domicile, son mari doit déposer leur enfant à la Plaine des Cafres avant d’aller travailler à Saint-Pierre. Un rythme de vie difficile pour l’enfant qui doit, tous les matins, se réveiller bien plus tôt que l’ensemble des petits réunionnais.

Ce récit permet de pointer du doigt un manque de places ou de structures à un niveau localisé qui peut, par la suite, être étudié.

Que faut-il retenir de cette consultation ?

Les retours ont permis de mettre en exergue plusieurs questionnements réunis en troncs communs. Voici trois des cinq premiers enjeux dégagés :

• Le développement des solutions d’accueil de proximité et pour tous.
  
• La conciliation favorisée entre vie professionnelle et vie parentale
  
• Le soutien du développement de l’enfant

Quelles sont les contributions majeures des participants?

160 propositions (dont 80 sont issues des ateliers) ont mené à l’établissement d’actions phares, comme suit :

• La mise en place d’un portail unique d’information et de démarches (Portail départemental SPPE) pour faciliter les démarches d’inscription, augmenter la visibilité des offres.
  
• La signature d’une convention inter-OPCO pour la formation des acteurs et soutenir la fonction parentale, améliorer l’accessibilité des enfants en situation de handicap ou encore améliorer le bien-être des professionnels.
  
• La création d’un label « qualité SPPE » dans le but d’enrichir les activités d’éveil artistique et culturel, soutenir la démarche de qualité des structures d’accueil et la pratique de la communication bienveillante. 

L’équipe de Red Samurai est fière d’avoir pu participer à cette grande concertation et ainsi contribuer à la co construction d’un avenir meilleur pour la petite enfance réunionnaise.

Merci à tous les acteurs.

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Une grande concertation nationale est lancée sur la création d’un service public de la petite enfance. Cette concertation s’adresse à tous, parents bénéficiant ou non d’un mode de garde et futurs parents.

L’objectif de cette concertation publique est de recueillir votre avis, vos propositions, vos attentes sur les solutions de garde et des offres d’accueil proposées sur le département de La Réunion.

Venez contribuer à la grande consultation publique pour le nouveau Service Publique de la Petite Enfance du 21 février au 20 mars 2023.

Comment participer ?

1⃣ Vous pouvez partager votre avis et vos idées sur la plateforme participative dédiée https://sppe.redvox.re

2⃣ Vous pouvez remplir ce questionnaire (5 minutes environ) pour connaitre vos besoins et attentes https://sppe.redvox.re/processes/boite-a-idees/f/15/

Votre expérience compte, partagez-là !

#PourLeServicePublicPetiteEnfance

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Le Parc National de La Réunion a confié à RED SAMURAI la mission de mobilisation et de concertation des acteurs pour initier cette gouvernance partagée.

Une équipe projet, un comité technique et plusieurs groupes de travail thématiques ont été constitués et durant 6 mois (de juillet à décembre 2020), nous avons lancé et animé les échanges.

De l’intelligence collective à grande échelle en combinant plusieurs formats, distanciel, présentiel et asynchrone.

Le plus grand défi de ce projet était de réussir à mobiliser les 50 acteurs sur 6 mois en prenant en compte le contexte sanitaire qui limitait l’organisation des ateliers en présentiel en grand groupe.

Pour faciliter les échanges, nous avons mis en place une plateforme numérique d’intelligence collective sur laquelle les participants ont pu échanger pour faire connaissance, partager les idées, les regrouper, les prioriser et les formaliser. Ainsi, les acteurs participaient au projet soit en assistant aux ateliers en présentiel ou en distanciel, soit de manière asynchrone, en se connectant sur la plateforme selon leur disponibilité.

Ainsi, nous avons pu mobiliser un maximum d’acteurs, qui ont participé de différentes manières au projet.

Le projet en quelques chiffres :

• + de 50 participants mobilisés
• 30 fiches actions formalisées
• 20 stratégies prioritaires identifiées
• 20 sessions en présentiel et en distanciel

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