La fin de l’année approche. C’est un moment propice pour réaliser une rétrospective avec l’équipe pour préparer l’année qui arrive.

La rétrospective est une session de travail en intelligence collective avec les membres de l’équipe pour prendre du recul sur la manière dont on travaille ensemble. On identifie les points qui fonctionnent bien et les autres qui sont à améliorer et on identifie ensemble des actions correctives.

C’est une pratique issue des méthodes agiles, organisés à chaque fin de cycle important pour une équipe (sprint, livraison, …). 

Nous partagerons 3 outils de rétrospective que nous utilisons le plus souvent. 

Aujourd’hui, abordons le premier outil : la rétrospective des 4L

Mais c’est quoi la rétrospective des 4L?

La rétrospective 4L est une activité d’équipe conçue pour comprendre ce qui a fonctionné, ce qui n’a pas fonctionné, ce qui a manqué et ce qui peut être amélioré. Les 4L signifient Liked (aimé), Learned (appris), Lacked (manqué) et Longed for (désiré). Les participants réfléchissent à ces aspects à partir de leur expérience récente, de leur vécu, ce qui permet d’identifier les succès, les leçons, les besoins et les désirs de chacun pour une amélioration continue. 

Comment animer une séance de rétrospective 4L ?

Afin d’animer une rétrospective 4L, voici un déroulé type de comment on peut utiliser cet outil : 

1. Préparer le terrain

Avant de lancer la rétrospective, il est crucial d’établir un environnement ouvert et honnête. L’animateur doit clairement définir les attentes et le ton de la session. Une compréhension partagée de l’importance et de la valeur de cette activité est essentielle pour son succès.

Vous pouvez animer cet atelier en ligne en utilisant des tableaux blancs comme Miro ou en présentiel en utilisant des feuilles et des feutres.

2. Réflexion individuelle

Demandez à chacun des participants de réfléchir individuellement pendant 5 minutes aux réponses aux questions de l’activité : 

• Quelle est la chose que j’ai aimé le plus ?
• Quelle est la chose que j’ai appris le plus ?
• Quelle est la chose qui m’a le plus manqué
• Comment je verrai la suite ? (ou ce que je désire le plus) 

4- Partage et discussion

Par la suite, demandez à chacun de partager ses idées. S’il y a des idées similaires, vous pouvez les regrouper.

5- Prioriser 

Une fois que tout le monde a fini de partager ses idées, demandez aux participants de prioriser en votant individuellement les 4 idées qui sont les plus importantes pour eux (un vote par question). 

Prenez connaissance collectivement des 4 idées qui ont été les plus votées.

6. Assigner des actions de suivi

L’étape finale consiste à identifier des actions correctives pour améliorer la situation notamment pour répondre aux manques et actionner les prochaines étapes.

Attribuez des actions concrètes. Demandez des volontaires pour prendre en charge les actions identifiées et assurez-vous que chacun sait ce qui est attendu de lui pour les prochaines étapes.

Les avantages de la rétrospective 4L 

Cet outil dispose de nombreux avantages lors de sa mise en place pour les équipes : 

Il est très facile à mettre en place : que ce soit en présentiel comme en ligne, c’est un outil très simple d’utilisation, accessible à tous et très facile à remplir par l’ensemble des participants. 

Il favorise la communication ouverte et la cohésion d’équipe :  le format structuré du 4L encourage les membres de l’équipe à s’exprimer librement et honnêtement sur leurs expériences et à partager leurs pensées et sentiments. Cela renforce donc la confiance et la compréhension mutuelle de chacun.

Il met en exergue le positif et la reconnaissance : il permet d’identifier et de reconnaître les points forts, les succès de l’équipe, ce qui peut motiver et renforcer le moral de chacun. 

Il permet d’identifier les besoins et les lacunes : la concentration est faite sur ce qui manque et sur ce qui est désiré, où les équipes vont pouvoir identifier les ressources, les compétences et/ou les soutiens dont elles ont besoin pour améliorer leurs performances futures.

Il facilite l’engagement des collaborateurs : il implique activement l’ensemble des membres de l’équipe, ce qui peut favoriser et renforcer leur engagement car ils se sentent écoutés et valorisés. 

Vous souhaitez adopter la bonne posture pour pouvoir utiliser cet outil de rétrospective pour vos équipes ? 

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Tout d’abord, nous avons constaté que tout le monde n’a pas adopté le télétravail au même rythme. Nous avons pu identifier notamment 4 niveaux de maturité à l’adoption du télétravail.

Niveau 1 : Gestion des urgences

Au lendemain du 1er confinement, beaucoup d’équipes étaient dans cette situation. Elles ont réussi à rendre possible l’accès à la boite email et au téléphone à distance mais ça s’arrêtait là. Encore quelques entreprises sont à ce niveau de maturité actuellement car soit l’activité ne permet pas la production en télétravail, soit la culture de l’entreprise n’est pas du tout compatible avec.

Niveau 2 : Bureau en ligne

Certaines équipes ont réussi très vite à numériser 100% de son bureau : courrier, partage de documents, facturations et comptabilité,  relations clients, signatures, … 

Le bureau est accessible à distance mais ça a amené un autre problème majeur : les réunions Zoom, Meet, Teams, … s’enchaînent et certaines sont clairement inefficaces et inappropriées. C’était ennuyeux et fatiguant.

Niveau 3 : Communication écrite

Parmi les entreprises qui ont réussi à rendre accessibles à distance les outils du bureau, certaines sont allées plus loin. Les outils en ligne sont basés essentiellement sur du texte, et il est devenu essentiel d’avoir une communication écrite efficace. Les collaborateurs ont dû monter en compétence sur le sujet, par exemple en partageant un document collaboratif lors des visios. A faire et à partager systématiquement des comptes rendus. Ça a permis de faciliter la compréhension et la capitalisation des sujets abordés en réunion.

Niveau 4 : Bye bye Zoom, Meet et compagnie 

Les équipes les plus matures en télétravail que nous avons accompagnées, ont réussi à passer à la communication écrite en mode asynchrone.  Ils arrivent à travailler ensemble sans avoir à travailler en même temps.  Cela a débloqué des avantages majeurs comme la flexibilité des horaires. Nous avons constaté aussi une meilleure prise de décision car les gens ont eu plus de temps pour réfléchir face à une situation.

Ça a permis également de faire participer les collaborateurs introvertis, qui sont moins capables d’apporter leurs meilleures idées dans les réunions en présentiel ou en ligne.

Les entreprises qui sont arrivées à ce niveau de maturité étaient bien plus performantes en télétravail.

Voici quelques bonnes pratiques identifiées sur le terrain pour créer et maintenir cette performance collective en télétravail :

• Structurer les outils de collaboration. Et non, la visio n’est pas la réponse à tout.
• Maintenir la cohésion de l’équipe. C’est le plus grand défi.
• Garder le cap ensemble. Ici on parle de transparence.
• Solliciter des avis et mobiliser l’intelligence collective. À distance et à grande échelle, c’est aussi possible.
• Entrer dans une démarche d’amélioration continue des pratiques.

Pour aller plus loin, à lire également :

• Mobiliser l’intelligence collective à grande échelle
• Se former à la facilitation de groupe
• Animer un atelier d’intelligence collective

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